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Operación y Producto · Nº 60

Manual de automatización

Herramientas e integraciones para equipos pequeños

¿Cuántas veces se copia a mano el mismo dato del cliente en tu empresa?

24 herramientas, una hoja de cálculo y el caso de un salón de fiestas infantiles para ordenar tus herramientas, conectarlas sin programar y darle un responsable a cada automatización.

24 herramientas para inventariar lo que ya usas, elegir y probar un sistema, cobrar y conciliar sin copiar datos a mano, programar recordatorios y proteger contraseñas y copias de seguridad. Con una hoja de cálculo de 7 pestañas y 15 plantillas listas.

1hoja de cálculo lista
15plantillas para adaptar
24herramientas

Un libro explica el método. Este manual lo aplica: la herramienta, un ejemplo resuelto y una hoja de cálculo con tus números.

Pago seguro con Digistore24Garantía de reembolsoAcceso de por vida

Pago único de 29,00 US$. Antes de pagar, el formulario de pedido te muestra el importe final, con los impuestos de tu país.

Entrega digital: manual en PDF, hoja de cálculo y acceso en la plataforma Consylion.

Garantía de 14 días: si no es lo que esperabas, pide el reembolso total dentro de los 14 días posteriores a la compra.

Tu pedido lo procesa Digistore24, nuestro revendedor autorizado. Al comprar, aceptas los términos de uso y compra · política de reembolso.

El nombre del cliente pasa del cuaderno a la hoja de cálculo, de ahí al contrato, al banco y al grupo del equipo. En algún punto alguien lo escribe mal. El recordatorio de la cuota sale cuando alguien se acuerda, la contraseña del banco está en un papel en el cajón y cada mes pagas una suscripción que nadie abre. Herramientas tienes. Lo que falta es que se hablen entre sí.

LA HOJA DE CÁLCULO

Hoja de cálculo de automatizaciones

Usa el ejemplo completado como referencia e introduce los datos de tu negocio en los campos indicados. Revisa las instrucciones y los cálculos antes de tomar una decisión.

Manual de automatización · La hoja de cálculo en pantalla
La hoja de cálculo en pantalla
Manual de automatización · Simulación con los datos del ejemplo
Simulación con los datos del ejemplo

¿TE RECONOCES AQUÍ?

Tres situaciones que este manual resuelve

Antes de contratar un sistema

Haces la prueba de 14 días con quien lo va a usar: diez casos reales, del cliente nuevo al intento de reservar dos veces la misma fecha y la exportación de todos los datos. En el ejemplo, el sistema elegido resolvió nueve, y el proveedor mostró cómo resolver el décimo.

El día que un cobro sale duplicado

Desactivas la regla, cancelas los cobros, haces los del día a mano según el plan B y lo anotas en el registro de fallas. En el ejemplo, ningún cliente pagó dos veces, y la regla pasó a tener una prueba antes de cada cambio.

Alguien deja la empresa

En su último día sigues la plantilla de baja: bloqueas su acceso a cada cuenta, cambias las contraseñas que conocía, sacas a la persona de los grupos y las carpetas y pasas sus automatizaciones a otro responsable, con la ficha de una página.

POR DENTRO

Lo que encuentras en cada herramienta

Cinco partes, del mapa a la protección: el mapa de las herramientas, el sistema con la agenda y el contrato, el dinero sin digitar, los avisos y las integraciones, y proteger y cuidar. Cada herramienta trae qué es, cuándo usarla, un paso a paso, el ejemplo con los números del mismo salón y un Manos a la obra. Al final: plan de 30 días, lista de verificación, 2 fichas y el Kit de plantillas.

Manual de automatización · La herramienta: tesis, origen y diagrama
La herramienta: tesis, origen y diagrama
Manual de automatización · El paso a paso y el ejercicio Manos a la obra
El paso a paso y el ejercicio Manos a la obra
Manual de automatización · Ejemplo ilustrativo con números
Ejemplo ilustrativo con números: Buffet Vitória-Régia, un salón de fiestas infantiles que hace 16 fiestas al mes. Lívia, la dueña, vende las fiestas; Kátia lleva la agenda y los cobros, y don Raimundo dirige la cocina. En seis meses dejan atrás el cuaderno de agenda y las contraseñas en el cajón, sin contratar a nadie.
Manual de automatización · El diagrama en detalle
El diagrama en detalle

LO QUE TE LLEVAS

Todo lo que incluye la compra

  • El manual en PDF, con las 24 herramientas, el plan de 30 días y la lista de verificación final
  • La Hoja de cálculo de automatizaciones, en Excel y Google Sheets, con 7 pestañas, del inventario al retorno, y el ejemplo ya completado
  • El Kit de plantillas: 15 textos y tablas listos, de los criterios para comparar sistemas al registro de fallas, con el guion de prueba de diez casos y los recordatorios al cliente
  • 2 fichas para completar: el inventario de herramientas y la ficha de cada automatización
  • Acceso al manual y a la hoja de cálculo en la plataforma Consylion
Manual de automatización · Lo que llega a tu colección
Lo que llega a tu colección
Manual de automatización · La lista de verificación final
La lista de verificación final

Índice completo

Las 24 herramientas, en el orden en que las usarás

Parte 1 · El mapa de las herramientas

  1. 01
    Inventario de herramientasTodo lo que la empresa usa hoy, del cuaderno a la aplicación, con costo y responsable
  2. 02
    El camino del datoDónde nace cada información y en qué lugares se vuelve a digitar
  3. 03
    La lista de prioridadesLas horas al mes de cada tarea repetida y qué automatizar primero
  4. 04
    Hoja de cálculo o sistemaLas señales de que la hoja de cálculo ya no da abasto

Parte 2 · El sistema, la agenda y el contrato

  1. 05
    Elegir el sistema de gestiónCriterios con puntuación para comparar opciones según tu trabajo real
  2. 06
    La prueba antes de firmarDiez casos reales en catorce días, con quien lo va a usar
  3. 07
    La agenda únicaEspacios, visitas y equipo en una sola agenda, sin reservas dobles
  4. 08
    Formulario de pedidoLos datos del cliente, pedidos una sola vez y bien
  5. 09
    Contrato con firma electrónicaDel sí a la firma el mismo día, antes de que el cliente se enfríe

Parte 3 · El dinero sin digitar

  1. 10
    Cobro automáticoAnticipo y cuotas con vencimiento, enviados por el sistema
  2. 11
    Conciliación automáticaEl extracto del banco cotejado con lo que esperas recibir; tú revisas solo lo que no cuadra
  3. 12
    Factura sin volver a digitarLa factura que sale de los datos del contrato
  4. 13
    Pagos automáticos a proveedoresFacturas de los proveedores programadas y aprobadas, sin atrasos por olvido

Parte 4 · Avisos e integraciones

  1. 14
    Recordatorios que se envían solosVisita, cuota y víspera, avisadas en el momento justo y con confirmación
  2. 15
    Avisos para el equipo del eventoConvocatoria, plazo para confirmar y suplentes para quien trabaja por evento
  3. 16
    Conexiones entre sistemasConexión nativa, archivo o plataforma de integración, sin programar
  4. 17
    El informe que llega soloLos números de la semana en pantalla antes de la primera pregunta
  5. 18
    Cuando la automatización fallaAlerta, plan B y registro, porque algún día va a fallar

Parte 5 · Proteger y cuidar

  1. 19
    Carpetas y documentos compartidosUna estructura de carpetas y nombres que cualquiera entiende
  2. 20
    Accesos, contraseñas y dos pasosUn acceso propio por persona, gestor de contraseñas y baja de quien se va
  3. 21
    Copia de seguridad 3-2-1Tres copias, dos lugares, una fuera de la empresa y la prueba de restaurar
  4. 22
    Datos de los clientes con cuidadoSolo lo necesario, bien guardado y eliminado a tiempo
  5. 23
    El responsable de cada automatizaciónQuién la cuida, quién hace de suplente y la ficha de una página
  6. 24
    El retorno de cada automatizaciónHoras, pérdidas evitadas y costo de las herramientas en la misma cuenta

Para quién es

Es para ti si

  • Escribes la misma información en varios lugares y siempre estás comprobando que coincida
  • Cobras, recuerdas y confirmas todo a mano, desde el teléfono, y algo siempre se escapa
  • Pagas suscripciones que nadie usa y no sabes quién cuida cada herramienta
  • Quieres conectar los sistemas de la empresa sin aprender a programar ni comprar un sistema caro

No es para ti si

  • Quieres mapear y escribir los procesos de la empresa antes de automatizar: para eso está el Manual de procesos
  • Buscas usar inteligencia artificial para escribir, atender o analizar: mira el Manual de IA en los negocios
  • Necesitas los mensajes automáticos de venta: eso está en el Manual de ventas por WhatsApp
  • Esperas que una herramienta nueva resuelva sola el desorden: el manual ordena primero y automatiza después, una cosa a la vez

Preguntas frecuentes

¿Necesito un sistema caro para automatizar?

No. Mucho se resuelve con el banco, una agenda en línea y una hoja de cálculo bien conectada. El sistema de gestión entra cuando la hoja de cálculo muestra las señales de la Herramienta 04, y antes de contratarlo lo pruebas con casos reales.

¿Tengo que saber programar?

No. Empiezas por las conexiones nativas que ya traen los sistemas y por el intercambio de archivos. La plataforma de integración, que arma reglas sin programar, queda para lo que falte.

¿El manual recomienda marcas de software?

No. Las herramientas se describen por su tipo, sin indicar proveedor: sistema de gestión, agenda en línea, plataforma de firma, plataforma de integración, gestor de contraseñas. Te da criterios para comparar opciones y un guion para probarlas antes de firmar.

¿Sirve para mi tipo de negocio?

Sí, en servicios, comercio, industria o como profesional independiente. Cada herramienta trae una caja En tu sector. El ejemplo es un salón de fiestas, pero el inventario, el camino del dato y la lista de prioridades se hacen igual con tus herramientas.

¿Por dónde empiezo?

Por el inventario y la lista de prioridades. La tarea que más horas consume al mes es la primera candidata, y la que causa pérdidas cuando falla viene justo después. El primer día, activa la verificación en dos pasos en el banco y en el correo.

¿Cuándo hago la cuenta del retorno?

El recordatorio, el cobro y los dos pasos se notan desde la semana siguiente. Un sistema nuevo tarda de uno a dos meses en entrar en la rutina. Por eso el manual propone hacer la cuenta del retorno en el sexto mes, con horas, pérdidas evitadas y costos nuevos.

¿Qué recibo y en qué formatos?

Cada manual viene en PDF, con unas 100 páginas y de 24 a 27 herramientas, cada una con su paso a paso y un ejemplo resuelto. Con el manual viene su hoja de cálculo en Excel (.xlsx), que también se abre en Google Sheets, con el ejemplo ya cargado. Las plantillas de mensajes, políticas y cláusulas están en el Kit de plantillas, dentro del PDF, para copiar y adaptar. Lees en el área de miembros y descargas los archivos.

¿Cómo sé si el material sirve para mi negocio?

La página de cada manual muestra el problema que resuelve, para quién es y para quién no, el índice completo, páginas de muestra y la empresa usada en los ejemplos. Los ejemplos vienen de pequeños negocios de varios sectores, con números ilustrativos. Si no te sirve, puedes pedir el reembolso total dentro de los 14 días siguientes a tu compra, como explica la Política de Reembolso.

¿Qué diferencia hay entre manual, área y colección?

El manual resuelve un problema. El área reúne todos los manuales y hojas de cálculo de una de las 6 áreas, por menos de lo que cuestan 5 manuales sueltos. La Colección Manuales Consylion reúne los 100 manuales y las 100 hojas de cálculo, por menos de lo que cuestan 8 sueltos, e incluye los próximos manuales de la Colección. Los productos fuera de la Colección, de Consylion Life o de Consylion Business, tienen precio propio, se venden aparte y no entran en el área ni en la colección.

¿Tengo que leerlo todo antes de empezar?

No. Cada herramienta funciona sola. Abre el índice, elige la herramienta del problema de hoy y empieza por ella. Si lo prefieres, léelo de principio a fin.

¿Necesito saber Excel?

Basta con lo básico: abrir el archivo y completar los campos indicados. La hoja viene con las fórmulas listas y con el ejemplo del manual cargado como referencia.

¿Cómo pago y cuándo recibo el acceso?

Con tarjeta o transferencia, en un pago único y sin mensualidad. Cuando se confirma el pago, recibes por correo el acceso al área de miembros. Con tarjeta aprobada, la confirmación es inmediata. Con transferencia, llega cuando el banco acredita el pago. Si el acceso no llega en 24 horas desde la confirmación, revisa la carpeta de spam y escribe a team@consylion.org.

¿Por cuánto tiempo tengo acceso y cómo puedo usar los archivos?

El acceso no vence y puedes descargar los archivos para usarlos sin conexión. La licencia es individual. Puedes leer, imprimir para uso propio y completar y adaptar la hoja y las plantillas con los datos de tu empresa. Si trabajas en consultoría, contabilidad o gestión, puedes aplicar las herramientas con tus clientes y entregarles el resultado de tu trabajo, no los archivos. No está permitido compartir, revender ni distribuir los archivos ni el acceso.

¿Cómo funcionan el soporte y el reembolso?

El soporte es por correo, en team@consylion.org, en días hábiles, con respuesta en un plazo máximo de 5 días hábiles, para dudas de acceso, archivos y pago. No incluye consultoría ni orientación sobre cómo aplicarlo en tu caso. Puedes desistir de la compra dentro de los 14 días siguientes a tu compra, sin dar explicaciones, y te devolvemos todo lo que pagaste por el mismo medio de pago. La solicitud se hace por ese mismo correo, y los detalles están en la Política de Reembolso.

Todos los 100 manuales

COLECCIÓN MANUALES CONSYLION

Los 6 departamentos de tu empresa, por menos de lo que cuestan 8 manuales sueltos.

Este manual resuelve el problema de hoy. La colección resuelve el siguiente, y el que venga después, sin pagar de nuevo.

  • 100 manuales con 2403 herramientas listas, para leer en pantalla y descargar en PDF
  • 100 hojas de cálculo para Excel y Google Sheets
  • 6 áreas de gestión
  • Acceso de por vida, liberado tras la confirmación del pago
2900,00 US$ si se compran por separado
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Pago único · más barato que 8 sueltos
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Pago único de 197,00 US$. Antes de pagar, el formulario de pedido te muestra el importe final, con los impuestos de tu país.

Entrega digital: manual en PDF, hoja de cálculo y acceso en la plataforma Consylion.

Garantía de 14 días: si no es lo que esperabas, pide el reembolso total dentro de los 14 días posteriores a la compra.

Tu pedido lo procesa Digistore24, nuestro revendedor autorizado. Al comprar, aceptas los términos de uso y compra · política de reembolso.

Operación y Producto · Nº 60

Una automatización a la vez, con responsable y plan B

Automatizar no es comprar un sistema caro ni aprender a programar. Es saber qué herramientas tienes, decidir dónde vive cada dato y conectar una cosa a la vez. Empieza por el inventario: una hora con quien más usa las herramientas de tu empresa.

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