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Operación y Producto · Nº 58

Manual de compras e inventario

Comprar bien, rotar el inventario y negociar con proveedores, sin dinero parado en el estante

El estante está lleno y aun así falta la pieza que te piden

24 herramientas, una hoja de cálculo y el caso de una tienda de repuestos resuelto con números para saber cuánto comprar, cuándo pedir y cómo sacar el dinero parado del estante.

24 herramientas para medir cuánto dinero hay en el inventario, calcular el punto de pedido y el lote de cada artículo, cotizar por el costo que llega al estante, recibir verificando y contar un poco cada semana. Con una hoja de cálculo de 6 pestañas.

1hoja de cálculo lista
13plantillas para adaptar
24herramientas

Un libro explica el método. Este manual lo aplica: la herramienta, un ejemplo resuelto y una hoja de cálculo con tus números.

Pago seguro con Digistore24Garantía de reembolsoAcceso de por vida

Pago único de 29,00 US$. Antes de pagar, el formulario de pedido te muestra el importe final, con los impuestos de tu país.

Entrega digital: manual en PDF, hoja de cálculo y acceso en la plataforma Consylion.

Garantía de 14 días: si no es lo que esperabas, pide el reembolso total dentro de los 14 días posteriores a la compra.

Tu pedido lo procesa Digistore24, nuestro revendedor autorizado. Al comprar, aceptas los términos de uso y compra · política de reembolso.

El mecánico llama y pide justo la pieza que se acabó, mientras al fondo del estante hay cajas que nadie vende desde hace un año. Compras lo que ofrece el representante, recibes sin verificar y pagas la factura de mercancía que todavía está en la caja. Y cuando alguien pregunta cuánto dinero tiene la tienda en inventario, nadie sabe la respuesta.

LA HOJA DE CÁLCULO

Hoja de cálculo de compras e inventario

Usa el ejemplo completado como referencia e introduce los datos de tu negocio en los campos indicados. Revisa las instrucciones y los cálculos antes de tomar una decisión.

Manual de compras e inventario · La hoja de cálculo en pantalla
La hoja de cálculo en pantalla
Manual de compras e inventario · Simulación con los datos del ejemplo
Simulación con los datos del ejemplo

¿TE RECONOCES AQUÍ?

Tres situaciones que este manual resuelve

El día de compra

Sacas del sistema los artículos que llegaron al punto de pedido, preparas la orden por escrito con cantidad, precio, plazo y flete, y la envías al proveedor del día. Se acabaron los pedidos sueltos por mensaje a lo largo de la semana.

Llega el camión

La mercancía no entra al estante sin pasar por la mesa de recepción: factura, orden y cajas cotejadas una por una. Si falta algo, llega un artículo cambiado o hay avería, el aviso al proveedor sale ese mismo día, con foto.

Una hora antes de abrir

Cuentas la lista del día en el orden de las ubicaciones, sin mirar el saldo. Si hay diferencia, otra persona vuelve a contar y buscas la causa antes de ajustar. Así no hace falta cerrar la tienda para contarlo todo.

POR DENTRO

Lo que encuentras en cada herramienta

Cinco partes: el inventario que tienes, proveedores y cotización, cuánto y cuándo comprar, del pedido al estante, y controlar y rotar. Cada herramienta trae qué es, cuándo usarla, un paso a paso, el ejemplo con los números de la misma tienda y un Manos a la obra para hacerlo con los tuyos. Al final: plan de 30 días, lista de verificación, 2 fichas y el Kit de plantillas.

Manual de compras e inventario · La herramienta: tesis, origen y diagrama
La herramienta: tesis, origen y diagrama
Manual de compras e inventario · El paso a paso y el ejercicio Manos a la obra
El paso a paso y el ejercicio Manos a la obra
Manual de compras e inventario · Ejemplo ilustrativo con números
Ejemplo ilustrativo con números: Autopeças Entroncamento, una tienda de repuestos para autos con 9 personas, 140 talleres atendidos y 9.240 artículos en el catálogo. Silvana, la dueña, hacía todas las compras de memoria. El manual la sigue de la primera radiografía del inventario al sexto mes con la rutina en marcha.
Manual de compras e inventario · El diagrama en detalle
El diagrama en detalle

LO QUE TE LLEVAS

Todo lo que incluye la compra

  • El manual en PDF, con las 24 herramientas, el plan de 30 días y la lista de verificación final
  • La Hoja de cálculo de compras e inventario, en Excel y Google Sheets, con 6 pestañas y el ejemplo de la tienda ya completado
  • El Kit de plantillas: 13 textos, guías y tablas, del patrón de descripción de artículo a la semana de compras, con la orden de compra y la agenda del representante
  • 2 fichas para completar: el alta de un artículo y la verificación de la recepción
  • Acceso al manual y a la hoja de cálculo en la plataforma Consylion
Manual de compras e inventario · Lo que llega a tu colección
Lo que llega a tu colección
Manual de compras e inventario · La lista de verificación final
La lista de verificación final

Índice completo

Las 24 herramientas, en el orden en que las usarás

Parte 1 · El inventario que tienes

  1. 01
    La radiografía del inventarioCuánto dinero hay en el estante, en cuántos artículos y desde hace cuánto tiempo
  2. 02
    Catálogo limpio de repuestosUn código, una descripción y la aplicación de cada artículo, sin duplicados
  3. 03
    Clases del inventarioQué artículos piden control estricto y cuáles admiten holgura
  4. 04
    Faltantes y venta perdidaAnota cada pedido que salió sin la pieza y sabrás cuánto dejaste de vender

Parte 2 · Proveedores y cotización

  1. 05
    Registro de proveedoresQuién vende qué, en qué plazo, con qué pedido mínimo y con quién hablar
  2. 06
    Evaluación de proveedoresUna nota al mes por plazo, entrega completa, precio y respuesta a las piezas con defecto
  3. 07
    Cotización con tres proveedoresMisma pieza, misma cantidad: compara el costo que llega al estante, no solo el precio de lista
  4. 08
    Qué negociar con el representantePlazo, flete, bonificación y cambio de lo que rota poco, no solo el precio

Parte 3 · Cuánto y cuándo comprar

  1. 09
    Venta promedio de cada artículoCuánto sale cada pieza por semana, sin dejarte engañar por la semana atípica
  2. 10
    Inventario mínimo y de seguridadLa holgura que cubre el retraso del proveedor y la semana de venta alta
  3. 11
    Punto de pedidoEl saldo que avisa cuándo comprar cada artículo
  4. 12
    Lote de compraCuánto pedir cada vez, entre pedido mínimo, flete y dinero parado
  5. 13
    Compra de oportunidadCuándo el descuento o el aumento anunciado justifican comprar de más, y hasta dónde

Parte 4 · Del pedido al estante

  1. 14
    Día fijo de compraCada proveedor en su día, con la lista de compra preparada
  2. 15
    Orden de compraArtículo, cantidad, precio, plazo y condiciones por escrito, antes de comprar
  3. 16
    Recepción y verificaciónFactura, orden y mercancía cotejadas antes de entrar al inventario
  4. 17
    Ubicaciones en el almacénCada pieza en su lugar: pasillo, módulo, nivel y posición
  5. 18
    Primero en entrar, primero en salirEl lote más antiguo sale antes, y nada envejece al fondo del estante

Parte 5 · Controlar y rotar

  1. 19
    Conteo cíclicoContar un poco cada semana en lugar de cerrar la tienda para contarlo todo
  2. 20
    El inventario parado vuelve a ser dineroCambio con el proveedor, oferta a los clientes, venta a otra tienda y liquidación, en ese orden
  3. 21
    Garantía y devolución al proveedorLa pieza defectuosa, del mostrador al proveedor, sin perder el crédito
  4. 22
    Entrada y salida del surtidoEl artículo nuevo entra a prueba y el que no se vende sale con fecha
  5. 23
    Los números de comprasCobertura, nivel de servicio, inventario parado, exactitud y discrepancias en una hoja al mes
  6. 24
    La rutina semanal de comprasQué se hace cada día de la semana para comprar, recibir y contar

Para quién es

Es para ti si

  • Compras a ojo o según lo que ofrece el representante, y no sabes cuánto dinero hay en el estante
  • Pierdes ventas por falta de piezas y, al mismo tiempo, tienes artículos parados desde hace más de un año
  • Recibes mercancía sin verificarla y en tu propia tienda cuesta encontrar una pieza
  • Cuentas el inventario una vez al año y encuentras diferencias que nadie explica
  • Revendes productos o guardas material para trabajar, en comercio, servicios o industria, o como profesional independiente

No es para ti si

  • Quieres fijar el precio de venta, con markup y margen por canal: mira el Manual de fijación de precios de productos
  • Quieres montar el flujo de caja y el capital de trabajo de la empresa: para eso está el Manual de flujo de caja y ganancias
  • Buscas técnicas de negociación para cualquier mesa: mira el Manual de negociación
  • Buscas un número fijo de días de inventario que sirva para todo: el manual calcula la holgura artículo por artículo

Preguntas frecuentes

Tengo miles de artículos. ¿Por dónde empiezo?

Por los artículos A que más se venden, que suelen ser unos pocos cientos: concentran el dinero y los faltantes que más pesan. Haces la cuenta para uno, el que más faltó, y después la copias para los demás (Herramientas 03 y 11).

Mi sistema no calcula el punto de pedido. ¿Me sirve?

Sí. Lo calculas en la hoja de cálculo y anotas el resultado en el campo de inventario mínimo del sistema. Casi todo sistema de tienda tiene ese campo y empieza a avisar cuando el saldo llega ahí (Herramienta 11).

No tengo una tienda de repuestos. ¿Me sirve igual?

Sí. Sirve para quien compra y revende, o guarda material para trabajar, en comercio, servicios, industria o como profesional independiente. El ejemplo es una tienda de repuestos, pero cada herramienta trae una caja En tu sector que explica cómo aplicarla en cada caso.

¿Tengo que cerrar la tienda para contar el inventario?

No. Con el conteo cíclico cuentas una hora por día, en un horario de poco movimiento, con la lista en el orden de las ubicaciones. Los artículos A se cuentan cada mes, los B cada trimestre y el resto una vez al año (Herramienta 19).

¿Vale la pena comprar de más cuando el proveedor da un descuento?

Solo hasta un límite: el descuento dividido entre la tasa mensual que te cuesta mantener inventario, y si la caja lo aguanta. La Herramienta 13 hace la cuenta antes de que digas que sí.

¿Quién debe comprar: el dueño o un empleado?

La reposición del día a día puede quedar en manos de quien recibe y cuenta, con la lista del sistema. La cotización, la negociación con el representante y la hoja del mes quedan con el dueño (Herramienta 24).

¿Qué recibo y en qué formatos?

Cada manual viene en PDF, con unas 100 páginas y de 24 a 27 herramientas, cada una con su paso a paso y un ejemplo resuelto. Con el manual viene su hoja de cálculo en Excel (.xlsx), que también se abre en Google Sheets, con el ejemplo ya cargado. Las plantillas de mensajes, políticas y cláusulas están en el Kit de plantillas, dentro del PDF, para copiar y adaptar. Lees en el área de miembros y descargas los archivos.

¿Cómo sé si el material sirve para mi negocio?

La página de cada manual muestra el problema que resuelve, para quién es y para quién no, el índice completo, páginas de muestra y la empresa usada en los ejemplos. Los ejemplos vienen de pequeños negocios de varios sectores, con números ilustrativos. Si no te sirve, puedes pedir el reembolso total dentro de los 14 días siguientes a tu compra, como explica la Política de Reembolso.

¿Qué diferencia hay entre manual, área y colección?

El manual resuelve un problema. El área reúne todos los manuales y hojas de cálculo de una de las 6 áreas, por menos de lo que cuestan 5 manuales sueltos. La Colección Manuales Consylion reúne los 100 manuales y las 100 hojas de cálculo, por menos de lo que cuestan 8 sueltos, e incluye los próximos manuales de la Colección. Los productos fuera de la Colección, de Consylion Life o de Consylion Business, tienen precio propio, se venden aparte y no entran en el área ni en la colección.

¿Tengo que leerlo todo antes de empezar?

No. Cada herramienta funciona sola. Abre el índice, elige la herramienta del problema de hoy y empieza por ella. Si lo prefieres, léelo de principio a fin.

¿Necesito saber Excel?

Basta con lo básico: abrir el archivo y completar los campos indicados. La hoja viene con las fórmulas listas y con el ejemplo del manual cargado como referencia.

¿Cómo pago y cuándo recibo el acceso?

Con tarjeta o transferencia, en un pago único y sin mensualidad. Cuando se confirma el pago, recibes por correo el acceso al área de miembros. Con tarjeta aprobada, la confirmación es inmediata. Con transferencia, llega cuando el banco acredita el pago. Si el acceso no llega en 24 horas desde la confirmación, revisa la carpeta de spam y escribe a team@consylion.org.

¿Por cuánto tiempo tengo acceso y cómo puedo usar los archivos?

El acceso no vence y puedes descargar los archivos para usarlos sin conexión. La licencia es individual. Puedes leer, imprimir para uso propio y completar y adaptar la hoja y las plantillas con los datos de tu empresa. Si trabajas en consultoría, contabilidad o gestión, puedes aplicar las herramientas con tus clientes y entregarles el resultado de tu trabajo, no los archivos. No está permitido compartir, revender ni distribuir los archivos ni el acceso.

¿Cómo funcionan el soporte y el reembolso?

El soporte es por correo, en team@consylion.org, en días hábiles, con respuesta en un plazo máximo de 5 días hábiles, para dudas de acceso, archivos y pago. No incluye consultoría ni orientación sobre cómo aplicarlo en tu caso. Puedes desistir de la compra dentro de los 14 días siguientes a tu compra, sin dar explicaciones, y te devolvemos todo lo que pagaste por el mismo medio de pago. La solicitud se hace por ese mismo correo, y los detalles están en la Política de Reembolso.

Todos los 100 manuales

COLECCIÓN MANUALES CONSYLION

Los 6 departamentos de tu empresa, por menos de lo que cuestan 8 manuales sueltos.

Este manual resuelve el problema de hoy. La colección resuelve el siguiente, y el que venga después, sin pagar de nuevo.

  • 100 manuales con 2403 herramientas listas, para leer en pantalla y descargar en PDF
  • 100 hojas de cálculo para Excel y Google Sheets
  • 6 áreas de gestión
  • Acceso de por vida, liberado tras la confirmación del pago
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Pago único de 197,00 US$. Antes de pagar, el formulario de pedido te muestra el importe final, con los impuestos de tu país.

Entrega digital: manual en PDF, hoja de cálculo y acceso en la plataforma Consylion.

Garantía de 14 días: si no es lo que esperabas, pide el reembolso total dentro de los 14 días posteriores a la compra.

Tu pedido lo procesa Digistore24, nuestro revendedor autorizado. Al comprar, aceptas los términos de uso y compra · política de reembolso.

Operación y Producto · Nº 58

El dinero está en el estante equivocado

Muchas veces el dinero que falta para comprar existe: está en las piezas que no se venden, mientras falta la que te piden. Empieza esta semana por la radiografía de la Herramienta 01: saca del sistema el saldo, el costo y la fecha de la última venta de cada artículo.

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