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Operación y Producto · Nº 91

Manual de operación de servicios

Agenda, capacidad y estándar de atención

Vendes horas de servicio. ¿Sabes cuántas pide de verdad cada contrato?

24 herramientas, una hoja de cálculo ya completada y el caso de una empresa de limpieza resuelto con números para medir el servicio, organizar los turnos y cumplir lo acordado.

24 herramientas para medir el tiempo de cada tarea, calcular las horas reales del equipo, planificar turnos y vacaciones, cubrir ausencias, ordenar la ruta y dar plazo a cada solicitud. Con una hoja de cálculo de 7 pestañas y 16 plantillas listas.

1hoja de cálculo lista
16plantillas para adaptar
24herramientas

Un libro explica el método. Este manual lo aplica: la herramienta, un ejemplo resuelto y una hoja de cálculo con tus números.

Pago seguro con Digistore24Garantía de reembolsoAcceso de por vida

Pago único de 29,00 US$. Antes de pagar, el formulario de pedido te muestra el importe final, con los impuestos de tu país.

Entrega digital: manual en PDF, hoja de cálculo y acceso en la plataforma Consylion.

Garantía de 14 días: si no es lo que esperabas, pide el reembolso total dentro de los 14 días posteriores a la compra.

Tu pedido lo procesa Digistore24, nuestro revendedor autorizado. Al comprar, aceptas los términos de uso y compra · política de reembolso.

Son las 6 de la mañana y suena el teléfono: alguien no viene al puesto. Tu supervisor saca a una persona de otro cliente y sale en moto a tapar el hueco. El administrador del edificio pide un extra que nadie anota, las solicitudes esperan días y a fin de mes llegan las horas extra. Vendiste el contrato por puesto, sin medir cuántas horas pide el servicio, y el cliente solo nota el estándar el día que falla.

LA HOJA DE CÁLCULO

Hoja de cálculo de la operación de servicios

Usa el ejemplo completado como referencia e introduce los datos de tu negocio en los campos indicados. Revisa las instrucciones y los cálculos antes de tomar una decisión.

Manual de operación de servicios · La hoja de cálculo en pantalla
La hoja de cálculo en pantalla
Manual de operación de servicios · Simulación con los datos del ejemplo
Simulación con los datos del ejemplo

¿TE RECONOCES AQUÍ?

Tres situaciones que este manual resuelve

Las 6 de la mañana, una ausencia

La auxiliar avisa que no viene. El suplente ya está definido en el cuadro de turnos y, en 30 minutos como máximo, el administrador recibe el aviso del Kit: quién cubre el puesto y en qué horario. Nadie sale corriendo de otro cliente.

Antes de firmar un contrato nuevo

Llega el pedido de un cliente grande. Pasas el contrato por las seis preguntas: distancia de la base, horario, tipo de cliente, supervisión, ocupación del equipo itinerante y puesta en marcha en 15 días. Con menos de cinco sí, renegocias o rechazas por escrito.

El primer lunes del mes

Una hora con el panel de la hoja de cálculo: ocupación, espera de las solicitudes, puestos cubiertos, horas por contrato, inspecciones y ausencias. Ves qué empeoró, buscas la causa y sales con hasta tres acciones, cada una con responsable y plazo.

POR DENTRO

Lo que encuentras en cada herramienta

Cinco partes: el servicio por dentro, la capacidad del equipo, turnos, ruta y solicitudes, el estándar en el puesto y cada contrato bajo control. Cada herramienta trae qué es, cuándo usarla, un paso a paso, el ejemplo con los números de la misma empresa y un Manos a la obra para hacerlo con los tuyos. Al final: plan de 30 días, lista de verificación final, 2 fichas para completar y el Kit de plantillas.

Manual de operación de servicios · La herramienta: tesis, origen y diagrama
La herramienta: tesis, origen y diagrama
Manual de operación de servicios · El paso a paso y el ejercicio Manos a la obra
El paso a paso y el ejercicio Manos a la obra
Manual de operación de servicios · Ejemplo ilustrativo con números
Ejemplo ilustrativo con números: Pontal Conservação Predial, una empresa de limpieza y conservación de edificios con 16 contratos mensuales, 34 auxiliares en puestos fijos y un equipo itinerante de 4. Celeste, la dueña, vende los contratos, Jailson supervisa los puestos y Telma lleva los turnos y las solicitudes.
Manual de operación de servicios · El diagrama en detalle
El diagrama en detalle

LO QUE TE LLEVAS

Todo lo que incluye la compra

  • El manual en PDF, con las 24 herramientas, el plan de 30 días y la lista de verificación final
  • La Hoja de cálculo de la operación de servicios, en Excel y Google Sheets, con 7 pestañas y el ejemplo ya completado
  • El Kit de plantillas: 16 textos listos, entre ellos el aviso de ausencia al cliente, la regla de prioridad de las solicitudes y el guion del acuerdo de nivel de servicio
  • 2 fichas para completar: la ficha técnica del servicio y la ficha de inspección con el cliente
  • Acceso al manual y a la hoja de cálculo en la plataforma Consylion
Manual de operación de servicios · Lo que llega a tu colección
Lo que llega a tu colección
Manual de operación de servicios · La lista de verificación final
La lista de verificación final

Índice completo

Las 24 herramientas, en el orden en que las usarás

Parte 1 · El servicio por dentro

  1. 01
    La ficha técnica del servicioTareas, frecuencia, tiempo, material y equipo en una página, con lo que queda fuera del alcance
  2. 02
    El tiempo estándar de cada tareaCinco mediciones por tarea para saber cuántas horas pide de verdad el contrato
  3. 03
    Frente y trastiendaQué se hace delante del cliente, qué se hace lejos de él y en qué horario
  4. 04
    La variabilidad que trae el clienteLos cinco tipos de pedido que cambian el servicio y qué hacer con cada uno

Parte 2 · La capacidad del equipo

  1. 05
    Las horas reales del equipoVacaciones, ausencias y capacitación descontadas, y cuántas personas pide cada puesto
  2. 06
    El patrón de la demandaLa hora, el día, el mes y la estación en que te piden el servicio
  3. 07
    Seguir o nivelar la demandaPara cada pico, mover al equipo o mover la agenda del cliente
  4. 08
    El límite de ocupaciónPor qué un equipo sin holgura lo retrasa todo y dónde poner el tope
  5. 09
    El contrato que cabe en la operaciónSeis preguntas antes de decirle que sí a un cliente nuevo

Parte 3 · Turnos, ruta y solicitudes

  1. 10
    El cuadro de turnos del equipoPuestos, días libres y vacaciones en un calendario de 12 meses
  2. 11
    La cobertura de ausenciasSuplentes, reserva y aviso al cliente para que una ausencia no deje el puesto vacío
  3. 12
    La ruta del equipo itineranteUna zona por día y menos horas de traslado
  4. 13
    La cola de solicitudesUrgente, normal y programada, cada una con su plazo y medida cada mes

Parte 4 · El estándar en el puesto

  1. 14
    El calendario de las tareas periódicasLa tarea del mes y del semestre marcada en el calendario antes de que se olvide
  2. 15
    La rutina del puestoEl día del puesto en bloques, con horario y holgura para los imprevistos
  3. 16
    El encuentro de servicioReglas cortas de conducta para quien trabaja en las instalaciones del cliente
  4. 17
    Lo que resuelve la primera líneaLo que el puesto decide solo, lo que resuelve y avisa y cuándo llama al supervisor
  5. 18
    Seguridad en el puestoProtección, trabajo en altura, productos químicos y el registro de cuasiaccidentes

Parte 5 · Cada contrato bajo control

  1. 19
    La puesta en marcha de un puesto nuevoLos 15 días antes y los 30 días después del primer día
  2. 20
    Las horas de cada contratoHoras vendidas contra horas gastadas, cliente por cliente
  3. 21
    El nivel de servicio cumplidoLo acordado con el cliente en pocos números, con objetivo y medidos cada mes
  4. 22
    La inspección con el clienteUn recorrido al mes con quien contrató, nota por área y acuerdos por escrito
  5. 23
    Ausencias y rotación del equipoLos dos números que vacían el puesto y la causa de cada uno en la operación
  6. 24
    La revisión mensual de la operaciónUna hora al mes para decidir dónde mejorar y qué dejar de hacer

Para quién es

Es para ti si

  • Tienes un equipo que trabaja en las instalaciones del cliente o en la calle: limpieza, mantenimiento, portería, instalación o asistencia técnica
  • Vendes por contrato, por puesto o por hora y no sabes si las horas vendidas cuadran con las que gasta tu equipo
  • Cuando alguien falta, cubres el puesto sacando gente de otro cliente o con horas extra
  • Los pedidos extra y las solicitudes entran sin plazo y oyes decir que el servicio empeoró
  • Toda la operación vive en tu cabeza y quieres que funcione con reglas escritas

No es para ti si

  • Quieres fijar el precio del servicio y la política de cancelaciones: para eso está el Manual de fijación de precios de servicios
  • Necesitas escribir el procedimiento estándar de cada tarea: eso está en el Manual de procesos
  • Buscas mejorar la atención en mostrador y la experiencia de compra: mira el Manual de atención y experiencia del cliente
  • Quieres un sistema que maneje la agenda y los avisos automáticos: eso está en el Manual de automatización
  • Buscas una fórmula para facturar más: este manual ordena la operación y mide cada contrato

Preguntas frecuentes

Mi empresa tiene cinco personas. ¿Me sirve el manual?

Sí. Con cinco personas, una ausencia es una de cada cinco del equipo, y por eso la ficha técnica, las horas reales y el aviso de ausencia pesan todavía más. Las Herramientas 01, 05 y 11 son el punto de partida.

Mi servicio no es de limpieza. ¿Sirve igual?

Sí. El ejemplo es una empresa de limpieza, pero cada herramienta trae una caja En tu sector con su aplicación en servicios, comercio y venta minorista, industria y distribución y para el profesional independiente. Sirve para mantenimiento, instalación, asistencia técnica, entregas o consultas.

¿Cronometrar no va a asustar a mi equipo?

Puede pasar si nadie lo explica. El manual te pide decirlo antes: se mide el servicio y el contrato, no a la persona. Y cronometras a quien hace el servicio todos los días, no al más rápido del equipo (Herramienta 02).

¿Un suplente no es un costo más?

Es una persona más en la nómina. La cuenta de la Herramienta 05 muestra cuánto te cuesta ya hoy no tenerlo, en horas extra, equipo itinerante desviado y puestos vacíos. Comparas las dos cosas antes de decidir.

¿Necesito un sistema para los turnos y las solicitudes?

No para empezar. Basta con la hoja de cálculo, que trae el cuadro de vacaciones del año, la cola de solicitudes y las horas de cada contrato. Si más adelante quieres avisos automáticos, el tema está en el Manual de automatización.

¿El manual me dice cuánto cobrar por el pedido extra?

No. Te muestra cómo separar el pedido fuera de lo acordado, anotarlo y decidir si entra en la rutina, como solicitud o como servicio puntual. El precio de ese servicio está en el Manual de fijación de precios de servicios.

¿Qué recibo y en qué formatos?

Cada manual viene en PDF, con unas 100 páginas y de 24 a 27 herramientas, cada una con su paso a paso y un ejemplo resuelto. Con el manual viene su hoja de cálculo en Excel (.xlsx), que también se abre en Google Sheets, con el ejemplo ya cargado. Las plantillas de mensajes, políticas y cláusulas están en el Kit de plantillas, dentro del PDF, para copiar y adaptar. Lees en el área de miembros y descargas los archivos.

¿Cómo sé si el material sirve para mi negocio?

La página de cada manual muestra el problema que resuelve, para quién es y para quién no, el índice completo, páginas de muestra y la empresa usada en los ejemplos. Los ejemplos vienen de pequeños negocios de varios sectores, con números ilustrativos. Si no te sirve, puedes pedir el reembolso total dentro de los 14 días siguientes a tu compra, como explica la Política de Reembolso.

¿Qué diferencia hay entre manual, área y colección?

El manual resuelve un problema. El área reúne todos los manuales y hojas de cálculo de una de las 6 áreas, por menos de lo que cuestan 5 manuales sueltos. La Colección Manuales Consylion reúne los 100 manuales y las 100 hojas de cálculo, por menos de lo que cuestan 8 sueltos, e incluye los próximos manuales de la Colección. Los productos fuera de la Colección, de Consylion Life o de Consylion Business, tienen precio propio, se venden aparte y no entran en el área ni en la colección.

¿Tengo que leerlo todo antes de empezar?

No. Cada herramienta funciona sola. Abre el índice, elige la herramienta del problema de hoy y empieza por ella. Si lo prefieres, léelo de principio a fin.

¿Necesito saber Excel?

Basta con lo básico: abrir el archivo y completar los campos indicados. La hoja viene con las fórmulas listas y con el ejemplo del manual cargado como referencia.

¿Cómo pago y cuándo recibo el acceso?

Con tarjeta o transferencia, en un pago único y sin mensualidad. Cuando se confirma el pago, recibes por correo el acceso al área de miembros. Con tarjeta aprobada, la confirmación es inmediata. Con transferencia, llega cuando el banco acredita el pago. Si el acceso no llega en 24 horas desde la confirmación, revisa la carpeta de spam y escribe a team@consylion.org.

¿Por cuánto tiempo tengo acceso y cómo puedo usar los archivos?

El acceso no vence y puedes descargar los archivos para usarlos sin conexión. La licencia es individual. Puedes leer, imprimir para uso propio y completar y adaptar la hoja y las plantillas con los datos de tu empresa. Si trabajas en consultoría, contabilidad o gestión, puedes aplicar las herramientas con tus clientes y entregarles el resultado de tu trabajo, no los archivos. No está permitido compartir, revender ni distribuir los archivos ni el acceso.

¿Cómo funcionan el soporte y el reembolso?

El soporte es por correo, en team@consylion.org, en días hábiles, con respuesta en un plazo máximo de 5 días hábiles, para dudas de acceso, archivos y pago. No incluye consultoría ni orientación sobre cómo aplicarlo en tu caso. Puedes desistir de la compra dentro de los 14 días siguientes a tu compra, sin dar explicaciones, y te devolvemos todo lo que pagaste por el mismo medio de pago. La solicitud se hace por ese mismo correo, y los detalles están en la Política de Reembolso.

Todos los 100 manuales

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Los 6 departamentos de tu empresa, por menos de lo que cuestan 8 manuales sueltos.

Este manual resuelve el problema de hoy. La colección resuelve el siguiente, y el que venga después, sin pagar de nuevo.

  • 100 manuales con 2403 herramientas listas, para leer en pantalla y descargar en PDF
  • 100 hojas de cálculo para Excel y Google Sheets
  • 6 áreas de gestión
  • Acceso de por vida, liberado tras la confirmación del pago
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Pago único de 197,00 US$. Antes de pagar, el formulario de pedido te muestra el importe final, con los impuestos de tu país.

Entrega digital: manual en PDF, hoja de cálculo y acceso en la plataforma Consylion.

Garantía de 14 días: si no es lo que esperabas, pide el reembolso total dentro de los 14 días posteriores a la compra.

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Operación y Producto · Nº 91

Mide el servicio antes de cambiar un turno

Mientras la operación viva en tu cabeza, cada ausencia y cada pedido extra se pagan con horas extra y con la paciencia del cliente. Con el manual y la hoja de cálculo mides lo que pide cada contrato, planificas los turnos del año y acuerdas el estándar por escrito. Empieza por la ficha técnica de tu servicio más vendido.

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